Klauzula informacyjna RODO
Kontakt z AURA ZEN Wersja 1.0 | obowiązuje od 1 września 2026 r.
Niniejsza klauzula wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z kontaktem z AURA ZEN przez formularz kontaktowy na aurazen.pl, e-mail, telefon, WhatsApp oraz wiadomości w serwisach Facebook i Instagram. Nie dotyczy danych zbieranych w procesie rezerwacji ani danych dotyczących zdrowia przetwarzanych w systemie BeautyCheck.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Paulina Zemankiewicz prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Paulina Zemankiewicz AURA ZEN, ul. Długa 14B, 58-522 Siedlęcin, NIP 6112852616, REGON 545140839.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: info@aurazen.pl albo korespondencyjnie na adres wskazany powyżej.
2. Kanały kontaktu i zakres danych
W zależności od wybranego kanału AURA ZEN przetwarza:
- imię i nazwisko albo nazwę profilu używaną w danym serwisie;
- adres e-mail, numer telefonu lub identyfikator/nazwę użytkownika w danym kanale;
- treść wiadomości, pytania, informacje przekazane w korespondencji oraz załączniki przesłane przez osobę kontaktującą się;
- dane organizacyjne związane ze sprawą, jeżeli osoba kontaktująca się sama je przekaże;
- informacje techniczne związane z obsługą kontaktu, w szczególności datę i godzinę wiadomości, historię korespondencji oraz – w przypadku formularza internetowego – dane techniczne związane z bezpieczeństwem formularza.
Dane z kontaktu nie są wykorzystywane do wysyłki newslettera ani komunikacji marketingowej bez odrębnej podstawy i wymaganej zgody.
3. Cele i podstawy prawne
Cel: Udzielenie odpowiedzi na pytanie, obsługa wiadomości i prowadzenie korespondencji niezwiązanej z zawarciem umowy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes AURA ZEN polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.
Cel: Prowadzenie rozmów na żądanie osoby przed zawarciem umowy, w tym odpowiedź na pytanie dotyczące konkretnej usługi lub warunków rezerwacji
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Cel: Obsługa sprawy dotyczącej już zawartej umowy lub istniejącej rezerwacji
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.
Cel: Zachowanie korespondencji potrzebnej do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes AURA ZEN polegający na ochronie praw i obronie przed roszczeniami.
Cel: Zapewnienie bezpieczeństwa formularza kontaktowego i ograniczenie automatycznego spamu oraz nadużyć
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes AURA ZEN polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony i formularza.
4. Formularz kontaktowy na aurazen.pl
Formularz kontaktowy na aurazen.pl nie zapisuje treści zgłoszeń w panelu WordPress/Elementor. Po wysłaniu formularza wiadomość jest przekazywana na skrzynkę info@aurazen.pl obsługiwaną w Google Workspace.
Formularz jest zabezpieczony przez Google reCAPTCHA w celu ograniczenia automatycznego spamu i nadużyć. W związku z działaniem reCAPTCHA Google przetwarza dane techniczne zgodnie z własnymi zasadami.
5. Dane dotyczące zdrowia
AURA ZEN nie zbiera danych dotyczących zdrowia przez formularz kontaktowy, zwykłą korespondencję e-mail, WhatsApp ani wiadomości w mediach społecznościowych na potrzeby oceny bezpieczeństwa masażu.
Dane dotyczące zdrowia i przeciwwskazań do masażu są zbierane w odrębnym procesie elektronicznej Karty Klienta w systemie BeautyCheck. Szczegółowych danych dotyczących zdrowia nie przekazuje się przez formularz kontaktowy, zwykłą wiadomość e-mail, WhatsApp ani wiadomości w mediach społecznościowych. Jeżeli sprawa wymaga przekazania takich informacji, AURA ZEN kieruje osobę do właściwego procesu w BeautyCheck.
6. Odbiorcy danych
Dane z kontaktu są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi danego kanału lub konkretnej sprawy. Odbiorcami są:
- Google – w zakresie Google Workspace, przez który obsługiwana jest skrzynka info@aurazen.pl, oraz Google reCAPTCHA używanego w formularzu kontaktowym;
- Meta Platforms Ireland Limited – w zakresie kontaktu przez Facebook i Instagram oraz funkcji tych serwisów;
- WhatsApp Ireland Limited – w zakresie kontaktu przez WhatsApp;
- SkyWeb Rafał Szynal oraz LH.pl – wyłącznie w zakresie technicznego utrzymania strony i infrastruktury formularza; formularz nie zapisuje treści zgłoszeń w WordPress/Elementor;
- kancelaria prawna lub inny doradca – wyłącznie wtedy, gdy dostęp do konkretnej korespondencji jest niezbędny do obsługi prawnej, reklamacji albo roszczenia;
- ubezpieczyciel AURA ZEN – wyłącznie w przypadku zdarzenia wymagającego zgłoszenia szkody, obsługi roszczenia lub ustalenia odpowiedzialności, w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy;
- organy publiczne, sądy i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
7. Zewnętrzne platformy komunikacyjne
Przy kontakcie przez Facebook i Instagram dane są przetwarzane również przez Meta Platforms Ireland Limited dla celów wynikających z funkcjonowania tych platform. Przy kontakcie przez WhatsApp dane są przetwarzane również przez WhatsApp Ireland Limited zgodnie z zasadami tej usługi.
AURA ZEN nie decyduje o wszystkich celach i sposobach przetwarzania realizowanych samodzielnie przez operatorów tych platform. Szczegóły ich przetwarzania są określone w politykach prywatności odpowiednich usług.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z Google Workspace, Google reCAPTCHA, Facebooka, Instagrama i WhatsApp wiąże się z wykorzystaniem globalnej infrastruktury dostawców, w tym z przetwarzaniem danych w Stanach Zjednoczonych.
Google LLC uczestniczy w EU–US Data Privacy Framework. W przypadkach nieobjętych decyzją o odpowiednim stopniu ochrony Google stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informacje o mechanizmach transferu Google: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl.
Meta Platforms, Inc. uczestniczy w EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do określonych transferów danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Stanów Zjednoczonych; w odpowiednich przypadkach stosowane są również standardowe klauzule umowne. Informacje o przetwarzaniu przez Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/.
W przypadku WhatsApp transfery z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Stanów Zjednoczonych są realizowane z wykorzystaniem EU–US Data Privacy Framework, a w odpowiednich przypadkach standardowych klauzul umownych. Informacje: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Informacje o podstawie transferu dotyczącej konkretnego procesu oraz o sposobie uzyskania kopii zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z AURA ZEN pod adresem info@aurazen.pl.
9. Okres przechowywania danych
- korespondencja niezwiązana z zawarciem lub wykonaniem umowy – 1 rok od zakończenia sprawy;
- korespondencja prowadząca do zawarcia umowy albo dotycząca istniejącej rezerwacji lub wykonanej usługi – w zakresie potrzebnym do dokumentowania tej relacji zgodnie z okresami wskazanymi w klauzuli RODO dotyczącej rezerwacji i obsługi wizyty;
- korespondencja potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do zakończenia sprawy, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu przedawnienia.
Informacje zbędne dla dalszej obsługi sprawy nie są przechowywane dłużej wyłącznie dlatego, że znajdowały się w pierwotnej wiadomości.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują odpowiednio:
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;
- prawo ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawo do przenoszenia danych przysługuje w zakresie danych dostarczonych AURA ZEN przez osobę, której dane dotyczą, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany. Prawo to nie dotyczy przetwarzania opartego wyłącznie na prawnie uzasadnionym interesie.
W celu realizacji praw należy skontaktować się z AURA ZEN pod adresem info@aurazen.pl.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w związku z kontaktem jest dobrowolne. Brak danych pozwalających zidentyfikować sprawę albo udzielić odpowiedzi uniemożliwia prawidłową obsługę wiadomości. Jeżeli kontakt dotyczy działań przed zawarciem umowy lub istniejącej rezerwacji, podanie danych potrzebnych do realizacji tej sprawy jest niezbędne do podjęcia żądanych działań.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane przetwarzane w związku z kontaktem z AURA ZEN nie są wykorzystywane do podejmowania wobec osoby decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają.
13. Dalsze informacje
Pełne informacje dotyczące przetwarzania danych przez AURA ZEN, w tym zasady dotyczące rezerwacji, danych zdrowotnych, newslettera, cookies i mediów społecznościowych, znajdują się w Polityce prywatności AURA ZEN dostępnej na aurazen.pl.