Klauzula informacyjna RODO
Rezerwacja online i obsługa wizyty Wersja 1.0 | obowiązuje od 1 września 2026 r.
Niniejsza klauzula wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z rezerwacją i obsługą mobilnej usługi masażu AURA ZEN w systemach Calendesk i Booksy. Dane dotyczące zdrowia nie są zbierane w systemach rezerwacji Calendesk ani Booksy i są objęte odrębną klauzulą informacyjną w systemie BeautyCheck.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Paulina Zemankiewicz prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Paulina Zemankiewicz AURA ZEN, ul. Długa 14B, 58-522 Siedlęcin, NIP 6112852616, REGON 545140839.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail: info@aurazen.pl, telefon: 788 737 989 albo korespondencyjnie na adres wskazany powyżej.
2. Jakie dane są przetwarzane w procesie rezerwacji
- imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu;
- wybrana dzielnica / obszar realizacji usługi oraz adres miejsca wykonania usługi;
- informacje organizacyjne niezbędne do realizacji wizyty, w szczególności dane dotyczące wejścia do budynku, piętra, windy, parkingu, recepcji, ochrony lub obecności zwierząt – w zakresie podanym w formularzu rezerwacji;
- wybrana usługa, wariant i czas trwania, termin wizyty, przypisany terapeuta, cena i status rezerwacji;
- informacje o płatności: kwota, status płatności, identyfikator transakcji i informacja o zwrocie; AURA ZEN nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej;
- informacje związane z obsługą rezerwacji, w tym historia zmian i anulowania wizyty;
- dane do faktury lub innego dokumentu sprzedaży, jeżeli są potrzebne do jego wystawienia, w szczególności imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres oraz NIP.
W przypadku rezerwacji dokonywanej w Calendesk adres e-mail jest wykorzystywany także do weryfikacji klienta w procesie rezerwacji, w tym do przesłania kodu weryfikacyjnego. Weryfikacja służy potwierdzeniu poprawności podanego adresu e-mail i bezpieczeństwu procesu rezerwacji.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Cel: obsługa rezerwacji, działania przed zawarciem umowy, zawarcie i wykonanie umowy, wybór terminu, usługi, lokalizacji i terapeuty
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy
Cel: kontakt organizacyjny związany z zarezerwowaną wizytą, potwierdzenia, przypomnienia, zmiany i anulowanie rezerwacji
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Cel: realizacja płatności online oraz obsługa zwrotów związanych z rezerwacją
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Cel: wystawienie i przechowywanie dokumentów sprzedaży oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze
Cel: rozpatrywanie reklamacji dotyczących rezerwacji lub usługi
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja praw i obowiązków wynikających z umowy; w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń także art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z rezerwacją lub usługą
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes AURA ZEN polegający na ochronie praw i dochodzeniu lub obronie roszczeń
4. Systemy rezerwacji i płatności: Calendesk, Booksy i Stripe
Rezerwacje dokonywane za pośrednictwem Calendesk są obsługiwane w zewnętrznym systemie Calendesk, którego operatorem jest MPR Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Floriańska 6 lok. 02, 03-707 Warszawa, KRS 0000788188, NIP 5783137225. W zakresie danych klientów przetwarzanych na zlecenie AURA ZEN MPR Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający. W zakresie danych przetwarzanych przez MPR Sp. z o.o. dla jego własnych celów związanych z korzystaniem z Calendesk spółka działa jako odrębny administrator.
Calendesk nie jest osadzony na aurazen.pl. Przyciski rezerwacji na stronie AURA ZEN prowadzą do zewnętrznego serwisu Calendesk.
Rezerwacje dokonywane za pośrednictwem Booksy są obsługiwane przez Booksy International sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 67, 00-838 Warszawa, KRS 0000515914, NIP 9512381607. W zakresie, w jakim Booksy i AURA ZEN przetwarzają dane klientów we własnych, samodzielnie ustalonych celach, działają jako odrębni administratorzy. W szczególności Booksy jest administratorem danych przetwarzanych w związku z kontem klienta w Booksy, a AURA ZEN – w zakresie świadczenia klientowi swoich usług. W zakresie, w jakim AURA ZEN korzysta z narzędzi Booksy, w szczególności kalendarza, przypomnień lub innych funkcji służących obsłudze klientów, Booksy przetwarza dane w imieniu AURA ZEN jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO.
Płatność za rezerwację jest realizowana online przez konto Stripe typu Connected Account (subkonto Stripe) powiązane z kontem AURA ZEN w Calendesk. AURA ZEN otrzymuje informacje niezbędne do rozliczenia płatności, w szczególności kwotę, status transakcji, identyfikator płatności i informację o zwrocie. Pełne dane karty płatniczej nie są przechowywane przez AURA ZEN.
W przypadku rezerwacji przez Booksy, jeżeli AURA ZEN korzysta z funkcji Płatności Mobilnych Booksy, usługi płatnicze są świadczone przez Stripe Payments Europe, Ltd. z siedzibą w Irlandii. Płatność jest wykonywana i rozliczana przez operatora płatności, a Booksy udostępnia w systemie informacje związane z płatnością. AURA ZEN nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej.
Dla kont Stripe zlokalizowanych poza Ameryką Północną i Południową stroną Data Processing Agreement jest Stripe Payments Europe, Limited. Stripe działa jako podmiot przetwarzający w zakresie danych przetwarzanych na udokumentowane polecenie AURA ZEN oraz jako odrębny administrator w zakresie czynności, dla których samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, w szczególności związanych z regulowanymi usługami płatniczymi, bezpieczeństwem, przeciwdziałaniem oszustwom, obowiązkami KYC/AML i realizacją obowiązków prawnych.
5. Dane dotyczące zdrowia
W Calendesk ani Booksy nie są zbierane ani przechowywane przez AURA ZEN dane dotyczące zdrowia, przeciwwskazań do masażu ani odpowiedzi z ankiety zdrowotnej. Karta Klienta, ankieta zdrowotna i wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia są obsługiwane odrębnie w systemie BeautyCheck i podlegają osobnej klauzuli informacyjnej RODO.
Danych dotyczących zdrowia nie należy wpisywać w pola organizacyjne żadnego z systemów rezerwacji ani przesyłać w zwykłych wiadomościach dotyczących rezerwacji.
6. Rezerwacja dokonana dla innej osoby
Jeżeli rezerwacji dokonuje jedna osoba na rzecz innej osoby korzystającej z usługi, źródłem danych osoby korzystającej z usługi jest osoba dokonująca rezerwacji. AURA ZEN przetwarza w takim przypadku wyłącznie dane potrzebne do organizacji i wykonania wizyty.
Osoba korzystająca z usługi otrzymuje informacje wymagane przez art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszym bezpośrednim kontakcie AURA ZEN z tą osobą, a w każdym przypadku przed wykonaniem usługi. Dane dotyczące zdrowia nie są pozyskiwane od osoby dokonującej rezerwacji; Kartę Klienta i zgodę dotyczącą danych zdrowotnych wypełnia bezpośrednio osoba korzystająca z usługi.
7. Odbiorcy danych
Dane związane z rezerwacją są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu. Odbiorcami są:
- MPR Sp. z o.o. – operator Calendesk, w zakresie obsługi rezerwacji i danych klientów;
- Booksy International sp. z o.o. – operator platformy Booksy; w zakresie własnych celów przetwarzania działa jako odrębny administrator, a w zakresie narzędzi udostępnianych AURA ZEN może działać jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO;
- Stripe Payments Europe, Limited oraz właściwe podmioty z grupy Stripe – w zakresie płatności online, bezpieczeństwa transakcji i zwrotów;
- Google – w zakresie Google Workspace wykorzystywanego przez AURA ZEN do obsługi korespondencji związanej z rezerwacjami;
- Fakturownia sp. z o.o. – w zakresie wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży; w odniesieniu do danych klientów wprowadzanych przez AURA ZEN działa jako podmiot przetwarzający;
- inFakt sp. z o.o. – w zakresie obsługi księgowej, rozliczeń i dokumentów sprzedaży; w odniesieniu do danych klientów lub kontrahentów wprowadzanych przez AURA ZEN działa jako podmiot przetwarzający;
- kancelaria prawna lub inny profesjonalny doradca – wyłącznie wtedy, gdy dostęp do danych jest niezbędny do obsługi konkretnej sprawy, reklamacji albo roszczenia;
- ubezpieczyciel AURA ZEN – wyłącznie w przypadku zdarzenia wymagającego zgłoszenia szkody, obsługi roszczenia lub ustalenia odpowiedzialności, w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy;
- dostawcy usług IT i bezpieczeństwa – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego zadania;
- organy publiczne, sądy i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
MPR Sp. z o.o., Booksy International sp. z o.o., Fakturownia sp. z o.o. i inFakt sp. z o.o. mają siedziby w Polsce. Przekazanie danych bezpośrednio do tych podmiotów nie stanowi transferu poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W procesie płatności dane są przetwarzane przez Stripe Payments Europe, Limited w Irlandii oraz w ramach globalnej infrastruktury Stripe, w tym przez podmioty w Stanach Zjednoczonych. Stripe stosuje mechanizmy transferu przewidziane w rozdziale V RODO, w tym EU–US Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne w przypadkach, w których są wymagane.
Korzystanie przez AURA ZEN z Google Workspace wiąże się z przetwarzaniem danych również w globalnej infrastrukturze Google. Transfery poza EOG są realizowane z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w tym EU–US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych, zależnie od konkretnego transferu.
W związku z działalnością Booksy oraz wykorzystywanymi przez tę platformę narzędziami technicznymi i infrastrukturą informatyczną dane mogą być przekazywane przez Booksy poza EOG. Zgodnie z informacjami Booksy takie transfery są realizowane z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji wykonawczych Komisji Europejskiej, standardowych klauzul umownych lub innych podobnych instrumentów prawnych przewidzianych w RODO.
Fakturownia i inFakt korzystają z podwykonawców zgodnie z własnymi umowami powierzenia i politykami prywatności. Jeżeli w ramach tych usług dochodzi do dalszego transferu danych poza EOG, transfer jest realizowany z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez rozdział V RODO.
Szczegółowe informacje o transferach i zabezpieczeniach znajdują się w Polityce prywatności AURA ZEN. Na żądanie AURA ZEN przekazuje informację o podstawie transferu odnoszącej się do konkretnego procesu oraz o sposobie uzyskania kopii zastosowanych zabezpieczeń.
9. Okres przechowywania danych
dane rezerwacyjne i dane dotyczące wykonania usługi – przez 6 lat od końca roku, w którym wykonano usługę;
dane rozliczeniowe i dokumenty sprzedaży – przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do zakończenia sprawy lub upływu właściwego terminu przedawnienia.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują odpowiednio:
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
- prawo ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawo do przenoszenia danych przysługuje w odniesieniu do danych dostarczonych AURA ZEN przez osobę, której dane dotyczą, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany. Osoba ma prawo otrzymać takie dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazać je innemu administratorowi. Jeżeli jest to technicznie możliwe, osoba ma prawo zażądać przekazania danych bezpośrednio innemu administratorowi.
W celu realizacji praw należy skontaktować się z AURA ZEN pod adresem info@aurazen.pl.
11. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Podanie danych niezbędnych do rezerwacji jest dobrowolne, ale stanowi wymóg umowny. Bez danych potrzebnych do identyfikacji klienta, organizacji wizyty, kontaktu i realizacji płatności AURA ZEN nie jest w stanie zawrzeć ani wykonać umowy o świadczenie usługi.
Dane do faktury lub innego dokumentu sprzedaży są podawane w zakresie potrzebnym do jego wystawienia i realizacji obowiązków podatkowych.
AURA ZEN nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
12. Dalsze informacje
Pełne informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez AURA ZEN, w tym o pozostałych procesach, odbiorcach danych i transferach poza EOG, znajdują się w Polityce prywatności AURA ZEN dostępnej na aurazen.pl.
Informacje dotyczące prywatności w Calendesk: https://calendesk.com/pl/polityka-prywatnosci
Informacje dotyczące prywatności w Booksy: https://booksy.com/pl-pl/p/privacy
Data Processing Agreement Stripe: https://stripe.com/legal/dpa
Regulamin powierzenia danych Fakturownia: https://fakturownia.pl/regulamin-powierzenia
Polityka prywatności inFakt: https://www.infakt.pl/polityka-prywatnosci/